Système d'information de laboratoire provincial (SIL-P)

Current use in SoftLab

 

Implementation of the new application outside the laboratory

• Request entry
• Collecting specimens
• Viewing results

• Training modules to be selected based on current tasks
• Prerequisites for new access rights

Please note that training is mandatory for all current SoftLab-Reflection users.

1. Comment fonctionne la création de l’accès à SoftWebPlus pour le déploiement ou pour un nouvel employé? 

Les accès sont possibles après avoir complété la formation en ligne dans l’ENA. 

Après avoir terminé votre formation ENA, veuillez faire une création Octopus pour une demande d’accès. 

Pour effectuer la demande :

1. Veuillez sélectionner “nouvelle requête”, “informatique et téléphonique”;
2. Choisissez votre emplacement;
3. Sélectionnez “J'ai besoin de”, “accès au SIL-P",
4. Indiquez “nouveau compte SILP”. 

 

2. Comment procéder pour la première connexion? 

- Inscrivez votre ID utilisateur permanent (reçu par courriel ex : gce0001).

- Inscrivez le premier mot de passe temporaire (Nouveau01). 

 

3. Quelle est la procédure si l’identifiant et/ou le mot de passe est oublié? 

Veuillez effectuer une demande Octopus.

 

4. Quelle est la procédure à suivre si le lien ne fonctionne pas? 

- Validez que vous passez via les favoris du CIUSSS (Intranet) et non via une icône sur votre bureau/poste de travail, et que vous avez sélectionné l’environnement Prod (Production) et non le formatif (Prep). 

- Notez également que vous pouvez essayer d'ouvrir une nouvelle fenêtre pour voir si cela résout le problème avant de contacter le soutien informatique d’urgence. 

- Si cela ne fonctionne toujours pas, contactez le soutien Informatique d’urgence au 514 457-8443, et choisissez l’option associée à votre établissement (ex : DLL, ODI, Batshaw). 

 

5. À quelle fréquence le mot de passe doit-il être modifié? 

Le mot de passe doit être changé après une période de 12 semaines.

 

6. Comment fonctionne la création de l’accès à SoftWebPlus ? 

Les accès seront créés par l’équipe de pilotage après la complétion de la formation en ligne dans l’ENA et suite à la demande Octopus. 

Prévoyez un délai allant jusqu’à une semaine. 

 

7. Ma formation ENA est complétée depuis plus d’une semaine et je n’ai toujours pas reçu mes codes d’accès, à qui dois-je m’adresser? 

Veuillez vérifier en premier lieu votre statut de demande d'Octopus. 

Si sept jours se sont écoulés depuis votre demande d’Octopus, écrivez un courriel à l’adresse courriel information.sil-p.comtl@ssss.gouv.qc.ca et fournissez le numéro de requête de votre demande d'Octopus. 
 

8. Est-ce possible d’avoir des codes d’accès générique par unité ?

Non, pour des raisons de sécurité informatique, il n’est pas recommandé de créer des codes génériques.

1. Quelle est la différence entre le déploiement du SIL-P et le déploiement de SoftWebPlus? 

Le déploiement du SIL-P constitue principalement le passage d’une base de données locale (SoftLab) à une base de données provinciale. 

Toutes les installations du CIUSSS ODIM sont touchées, tandis que le déploiement de SoftWebPlus (étape supplémentaire) comprend le remplacement de SoftLab pour SoftWebPlus pour la création de requêtes et la consultation de résultats. 

 

2. Est-ce que l’historique existant dans SoftLab sera importé dans SoftWebPlus? 

Non. Aucun historique ne sera importé. Cependant, le nouvel historique débutera à partir de la journée du déploiement. 

Par exemple, ce qui est lié au laboratoire HGL est débuté depuis le 28 mai 2024 et les tendances sont disponibles depuis cette temporalité.

Il est à noter que dans le système OACIS, l’historique des anciens résultats demeurent et y seront ajoutés tous les nouveaux résultats de SoftWebPlus. 

 

3. Est-ce que les requêtes « papier » continueront d’être acceptées lors du déploiement de SoftWebPlus? 

Oui, les secteurs qui utilisent des requêtes papier pourront continuer à les utiliser après le déploiement de SoftWebPlus. 

Cependant, il est important de migrer en mode informatisé le plus possible afin de maximiser le travail des techniciens de laboratoire. 

Vous pouvez trouver certaines requêtes en suivant ce lien : intranet.comtl.rtss.qc.ca/pratique-clinique/services-multidisciplinaires/laboratoire

 

4. Est-ce que l’interface de SoftWebPlus ressemblera à celle de SoftLab ? 

Non, le visuel de SoftWebPlus sera complètement différent de celui de SoftLab.

 

5. Est-ce que l’identifiant SoftWebPlus est le même que celui actuellement utilisé pour SoftLab ?  traduit

Non, de nouveaux identifiants vous seront attribués sans aucun lien avec vos anciens. 

 

6. Est-ce que je vais pouvoir continuer à avoir accès à SoftLab ? 

Non, lors du passage à SoftWebPlus, SoftLab sera désinstallé des postes informatiques. traduit 

 

7. Est-ce qu’une session SoftWebPlus peut demeurer ouverte et être utilisée par plusieurs utilisateurs ? traduit

Non, chaque employé devra ouvrir une session avec un code d’accès lui appartenant. Après 20 minutes d’inactivité, la session se ferme automatiquement. 

 

8. SoftWebPlus pose-t-il des défis en matière de confidentialité (par exemple : accès du personnel aux résultats)? 

Non, l’accès aux résultats sera relié au profil de l’utilisateur (par exemple, un profil clinique et administratif n’a pas les mêmes accès). 

Il est donc possible de restreindre les accès à certains groupes de professionnels. 

 

9. L’accès aux secteurs est souvent donné par titre d’emploi. Sera-t-il possible de paramétrer le tout à l’interne? 

Oui, l’accès aux secteurs dépend des types de permissions accordés lors de la création du compte de l’utilisateur.

 

10. En s’identifiant, le système connaît-il déjà à quel emplacement je me trouve? 

Non, en vous identifiant, le système ne sait pas où vous êtes. Les codes d’emplacements se retrouvent sur l’écran de votre poste de travail. 

 

11. Peut-on changer d’emplacement ? Par exemple, si je suis dans une unité de soins X et que je veux entrer des requêtes pour un autre secteur ou une autre unité, est-ce possible ? 

À la connexion, vous verrez une liste des emplacements accessibles selon les types de permissions. Choisissez l'emplacement correspondant à l'unité de soins ou au centre de prélèvement dans lequel vous travaillez. 

 

12. Dans SoftWebPlus, quelle est la différence entre une unité de soins et un centre de prélèvement? 

Unité de soin : Il s’agit d’une requête à partir de l’unité de soins associée au séjour. Seulement votre emplacement apparaîtra dans le champs Clinique de la requête. 

Centre de prélèvement (CP) : il s’agit d’une requête pour un secteur ou une clinique. Toutes les cliniques seront disponibles dans le champs Clinique de la requête. 

 

13. Est-ce que le nouveau SIL-P nous permettra de mieux suivre les glacières? 

Non, par contre, nous serons en mesure de suivre précisément le délai entre le prélèvement et la réception des spécimens au laboratoire. 

 

14. Peut-on consulter les résultats dans d’autres systèmes, tels que OACIS, DMÉ (si abonné au Système de notification et de distribution électronique) et DSQ ? 

Oui, les résultats seront disponibles via toutes ces plateformes.

 

1. Quel médecin dois-je indiquer (demandé par)? 

Inscrivez le nom du médecin traitant, sauf exceptions. Il faut indiquer le nom du médecin qui est responsable du patient (hospitalisation ou RDV). 

 

2. Si je ne trouve pas le médecin en question dans le champ ‘’Demandé par’’, que puis-je faire pour l’ajouter? 

Pour ajouter un médecin, mettez un (*) dans le champ ‘’Demandé par’’, et remplissez la page informative. 

 

3. Pour un médecin résident, comment dois-je procéder? 

Mettez le médecin supérieur/patron comme prescripteur (Demandé par) et ajoutez le résident en copie conforme. 

 

4. Comment les numéros de licence pour les divers types de prescripteurs sont paramétrés dans SoftWebPlus? 

 

• Numéro de licence seulement pour les médecins
• Préfixe de 2 et numéro de licence pour les dentistes
• Préfixe de 4 et numéro de licence pour les pharmaciens
• Préfixe de 5 et numéro de licence pour les résidents
• Préfixe de 87 et numéro de licence pour les infirmières
• Préfixe de 93 et numéro de licence pour les sages-femmes
• Préfixe de 94 et numéro de licence pour les podiatres
• Numéro de permis RAMQ pour les IPS (infirmières praticiennes spécialisées)
• Numéro de permis pour les nutritionnistes 

 

5. Les requêtes avec les médecins hors du Canada sont-elles acceptées? 

Non, les diplômes obtenus hors du Canada ne sont pas automatiquement reconnus. Donc, les requêtes des prescripteurs hors du Canada ne sont pas acceptées. 

 

6. C’est quoi le numéro de séjour? 

Le séjour indique la visite ou l’épisode de soins du patient sur l’unité/établissement : 

Pour les patients hospitalisés : Le séjour s’affichera automatiquement (simplement valider visuellement); 

Pour les patients ambulatoires et pour un usager qui se présente dans un centre de prélèvement : Le champ du séjour sera vide. 

Après avoir saisie une requête pour un patient ambulatoire, un séjour temporaire de 24h sera créé automatiquement dans SoftWebPlus. 

Il est important de noter que notre grappe a comme préfixe le ‘’G’’. 

Selon le centre hospitalier avec lequel vous êtes relié, privilégiez les numéros de dossiers avec des préfixes distincts, car ce sont des dossiers permanents générés par l’ADT associé : 

 

• GCCH (Hôpital général du Lakeshore)
• GCAH (Centre Hospitalier de St-Mary)
• GCDH (Hôpital de LaSalle)
• GCBH (Institut universitaire en santé mentale Douglas) 

 

•    Les NDM qui ont comme préfixe ‘’GZZZ’’ sont des dossiers temporaires (générés par SoftLab).

7. Quelle priorité dois-je utiliser pour mes requêtes? 

On utilise seulement les priorités Routine ou STAT. 

Il ne faut pas utiliser la priorité Urgent et Planifié car votre requête sera rejetée. 

 

8. Que veut dire « Renseignements sur la requête »? 

Ce champ n’est pas un service de messagerie pour communiquer avec le laboratoire. Il est uniquement présent pour ajouter un commentaire pertinent par rapport à un test (ex : patient à jeun). 

 

Des libellés de commentaires prédéfinis sont disponibles à l’aide de la liste déroulante qui se retrouvera sur le rapport final des résultats d’analyse. 

 

9. Que faire lorsque je ne trouve pas une analyse lors de la saisie de la requête? 

Veuillez-vous référer en premier lieu au répertoire des analyses sur l’intranet laboratoire ‘’Omni-assistant’’ : cusm.omni-assistant.net/labo/MasterSearch.aspx

En deuxième lieu, après des recherches poussées, veuillez faire appel directement au laboratoire concerné via le numéro suivant : 

 

• Laboratoire Hôpital général du Lakeshore :  À venir
• Laboratoire du Centre hospitalier de St. Mary : 514 345-3511 poste 3421
• Laboratoire de l’Hôpital de LaSalle : 514 362-8000 poste 31527 

 

10. Des doublons sont-ils possibles dans la saisie des analyses? 

Non, les doublons sont filtrés/retirés par SoftWebPlus directement à même le champ de recherche. 

De plus, il n’est pas possible de saisir dans la même requête plus d’une analyse du même nom. 

Par exemple, pour un SARM nez et SARM urine, SoftWebPlus ne permet pas de saisir la 2ième analyse SARM dans une même requête. 

Une seconde saisie de requête devra être effectuée pour cette deuxième analyse de SARM. 

 

11. Comment transmettre une requête pour les secteurs de laboratoire exclus du projet (pathologie, cytologie, médecine transfusionnelle - banque de sang)? 

Il n’y aura pas de changements sur la façon de faire pour la pathologie, la cytologie et la médecine transfusionnelle.

Les utilisateurs peuvent continuer de se référer à l’intranet pour connaître les modalités techniques demandés par le laboratoire : cusm.omni-assistant.net/labo/MasterSearch.aspx

Formulaires de requête : https://intranet.comtl.rtss.qc.ca/pratique-clinique/services-multidisciplinaires/laboratoire

 

12. Comment être sûr que ma requête est enregistrée dans le système ? 

Dans SoftWebPlus, il faut enregistrer ses prélèvements. Il s'agit d'indiquer l'heure réelle de prélèvement. 

Sans cette heure, les laboratoires devront annuler votre requête. 

Pour vous assurer que vos prélèvements sont bien enregistrés, allez dans l’onglet ‘’Prélèvements’’ et ‘’Liste de prélèvements’’ pour valider que rien n’a été oublié (si tout est présent, terminez l’acte de prélèvement dans le système). 

 

13. Sera-t-il possible de continuer à saisir les requêtes à l’avance ? Si oui, les requêtes apparaîtront-elles en date du jour de saisie ou du jour prévu de l’analyse ? 

Oui, il sera possible de saisir des requêtes jusqu’à 7 jours à l’avance. 

Vous pourrez modifier la date de prélèvement pour les requêtes créées à l’avance. 

Les requêtes apparaîtront dans la section « Prélèvements » à la date indiquée et seront également visibles dans la section « Requêtes du patient ». 

 

14. La requête est créée avec le numéro de RAMQ, le nom/prénom de la mère ou une pièce d’identité officielle. Que faire si l’usager est un voyageur sans RAMQ ou si l’usager est couvert par le Programme fédéral de santé intérimaire (PFSI)? 

- La RAMQ n’est pas obligatoire à la création d’un nouveau profil patient. Par contre, sans RAMQ, les résultats ne seront pas disponibles au DSQ. 

- Usager sans NDM - Le type et le numéro de la pièce étatique peuvent être saisis dans SoftWebPlus. 

Les critères suivants seront obligatoires à la création d’un nouveau profil patient : 

 

• Nom et prénom de l’usager
• Sexe
• Date de naissance
• Nom et prénom de la mère 

 

Les patients peuvent avoir besoin de passer par un bureau d’admission associé pour créer une carte d'hôpital s'ils n'ont pas de RAMQ ou s'ils n'ont pas de carte d'une autre province, s'ils sont voyageurs ou s'ils sont réfugiés. 

 

15. La case « Prélever maintenant » est cochée, dois-je quand même enregistrer les prélèvements? 

La fonction « Prélever maintenant » ne remplace pas en soi l’étape d’enregistrement. C’est donc un simple raccourci vers l’étape d’enregistrement. 

Si la case est cochée après l’impression des étiquettes, vous serez redirigés tout de suite à l’écran d’enregistrement manuel des prélèvements. 

 

16. Quelle est la différence entre les actions de : Prélever, Ignorer ou NPP?

Prélever : lorsque l’échantillon est prélevé 

Ignorer : lorsque l’échantillon sera prélevé à un autre moment

NPP (Ne pas prélever) lorsque l’échantillon ne sera jamais prélevé 

Note : L’action sélectionnée par défaut est Prélever. 

 

17. Peut-on modifier une requête ou ajouter une analyse? 

Oui, il sera possible de modifier une requête et d’ajouter un test si le prélèvement n’a pas encore été enregistré (statut « prélevé » dans SoftWebPlus). 

 

18. Peut-on annuler un test ou une requête? 

Oui, il sera possible d’annuler un test ou une requête.

Veuillez suivre la procédure ou vous référez aux documents et vidéos de soutien SIL-P sur l’intranet, à moins qu'il ait été reçu par le laboratoire. 

Dans ce dernier cas, c'est le laboratoire qui effectuera l'annulation sur la base des procédures locales. 

 

19. Les imprimantes étiquettes actuelles pourront-elles convenir ? 

Oui, les imprimantes étiquettes ZEBRA (ZT-230 ou ZT-231) actuelles fonctionneront avec SoftWebPlus, mais les étiquettes, elles, changent de format. 

 

20. Est-ce que l’enregistrement (scan) des prélèvements est obligatoire et pourquoi? 

L'enregistrement est obligatoire. Il est donc impératif d’inscrire l’heure et la date réelle du prélèvement soit manuellement ou via le scan (optionnel). 

Avec le nouveau système, les automatisations des laboratoires ne pourront plus traiter les tubes de prélèvement qui n'ont pas été préalablement enregistrés. 

Les tubes non enregistrés resteront en attente sur la chaîne analytique et seront finalement rejetés. Cela a pour but d’amener une étape de qualité de plus et d’assurer les meilleures pratiques.

 

21. Au niveau du matériel requis, faudra-t-il un lecteur code-barre (scanneur) pour chaque poste de travail? 

Oui, il est prévu que chaque poste soit équipé d’un lecteur code-barre. Il est aussi possible d’enregistrer un prélèvement en entrant manuellement le numéro du spécimen qui est inscrit sur étiquette. 

Cependant, il est fortement recommandé d’utiliser le lecteur pour minimiser les erreurs d’entrées manuelles. 

 

22. L’enregistrement (scan/lecture du code barre) du prélèvement doit-il être fait par la même personne que celle qui a fait le prélèvement ? 

Non, la personne qui enregistre le prélèvement peut être différente de celle qui a fait le prélèvement. Il faut alors saisir le code/Nom du préleveur (ce code est lié à l’identifiant SoftWebPlus). 

 

23. Quelle est la durée idéale entre le prélèvement et l’enregistrement (scan/lecture du code barre)? 

L'enregistrement (scan) se fait immédiatement après le prélèvement. L'heure de scan est automatiquement enregistrée comme l'heure de prélèvement dans le logiciel. Il est donc important de venir changer l’heure si le prélèvement a été fait plus tôt ou plus tard.